PROPÓSITO
La Auditoría Interna es una actividad independiente dentro de la Comisión Estatal de Elecciones cuyo propósito es asegurar, mediante la verificación de las transacciones que éstas estén conforme a los procesos y reglamentación establecida.
FUNCION DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORIA INTERNA
La actividad de auditoría interna ayuda a la Comisión a cumplir con sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar la eficacia de los procesos de gestión de riesgo, control y gobierno. Objetivos de aseguramiento y consulta, concebidos para agregar valor y mejorar las operaciones de la Comisión.
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
La autoridad de la Oficina de Auditoría Interna (OAI) le fue concedida mediante la Ley Num. 4 de 20 de diciembre de 1977, según enmendada, conocida como la Ley Electoral de Puerto Rico. El Artículo 1.011 (b) de dicha Ley dispone, entre otras cosas, que el Presidente nombrará un Auditor Interno para fiscalizar los ingresos, gastos y desembolsos de los fondos para el funcionamiento de la Comisión.
La OAI tiene la responsabilidad de cumplir con lo dispuesto en el Artículo 1.011 (b) antes mencionado y otras actividades de la Comisión Estatal de Elecciones para determinar si las transacciones de la Comisión se realizaron de acuerdo a las leyes y reglamentos vigentes.
MISIÓN
La misión de la OAI es la fiscalización mediante la verificación de la legalidad, eficiencia, efectividad y corrección de las transacciones fiscales, para la determinación y señalamientos de deficiencias, irregularidades, prácticas administrativas indebidas y la formulación de recomendaciones para corregirlas. A los efectos de cumplir con esa misión:
- Se fiscalizará las operaciones fiscales y administrativas de la Comisión y se revisarán los controles internos.
- Se fiscalizará la fase administrativa de las Comisiones Locales y de las Juntas de Inscripción Permanente.
- La OAI participará en el diseño, desarrollo e implantación de los sistemas computarizados.
ALCANCE DEL TRABAJO
El alcance del trabajo de la OAI cubre el examen y la evaluación de cuán adecuada y efectiva es la estructura del sistema de control interno de la Comisión Estatal de Elecciones y la calidad del desempeño al llevar a cabo las responsabilidades asignadas para lograr las metas y los objetivos que esta Comisión se ha propuesto, de forma tal que:
- Los riesgos estén adecuadamente identificados y manejados.
- Exista interacción entre los diversos grupos de dirección, según sea necesario.
- La información significativa de carácter financiero, de gestión y operación sea precisa, confiable y oportuna.
- Las acciones de los empleados cumplan con las políticas, normas, procedimientos, leyes y reglamentos.
- Los recursos sean adquiridos de manera económica, utilizados con eficiencia y protegidos adecuadamente.
- Los programas, planes y objetivos se cumplan.
- La calidad y el mejoramiento continuo sean fomentados en los procesos dentro de la Comisión Estatal de Elecciones.
- Los asuntos legales y regulatorios significativos que impactan a la Comisón sean reconocidos y se traten adecuadamente.
- Las oportunidades de mejoramiento de la Comisión puedan ser identificadas durante las auditorías. Las mismas serán comunicadas a los correspondientes niveles de la Comisión.
ESTANDARES PROFESIONALES
El personal de OAI debe regirse por el Código de Ética y las Normas de Conducta de la Comisión Estatal de Elecciones, en cuanto a las Normas Generales y de Trabajo de Campo, se refiere. Además, las auditorías estarán de acuerdo con las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna promulgadas por el Instituto de Auditores Internos. Estos deben constituir los procedimientos operacionales para la OAI.
AUTORIZACIÓN
Los auditores internos tendrán acceso completo, libre e irrestricto a todos los documentos, propiedad física y personal relevante y necesaria a la función bajo evaluación. Todo el personal de la Comisión debe ayudar al Director de Auditoría Interna y a sus asistentes a cumplir cabalmente con sus funciones.
Los documentos y la información que sean suministradas a los auditores internos durante una revisión periódica se manejarán de la misma manera prudente que lo maneja el personal responsable por ellos.
ORGANIZACIÓN
El Director de Auditoría Interna responde funcionalmente y administrativamente al Presidente de la Comisión Estatal de Elecciones.
INDEPENDENCIA
Los auditores de la OAI no participará en actividades político-partidistas, ni responderán a presiones de ese tipo, para garantizar la objetividad de sus auditorías y de sus conclusiones. Estarán incluidos en un sistema de personal en el que la remuneración, la capacitación profesional, la permanencia en el puesto y los ascensos sean la base de los méritos por el desempeño.
INFORMES DE AUDITORÍA
El Director de Auditoría Interna deberá preparar y emitir un informe en el cual se indique la conclusión de cada auditoría. Se someterá una copia de cada informe al Presidente de la Comisión Estatal de Elecciones.
El Director de Auditoría Interna incluirá en el informe los comentarios de la unidad auditada y las acciones correctivas tomadas o a ser tomadas respecto a los hallazgos y recomendaciones específicas.
Los comentarios de la unidad auditada deben incluir las fechas que se espera se tomarán las acciones correctivas y una explicación para cada recomendación no atendida.
En los casos en que los comentarios no sean incluidos en el informe de auditoría, el director del área auditada debe responder, por escrito, dentro de treinta (30) días a partir de la publicación del informe al Director de Auditoría Interna y a aquéllos incluidos en la lista de distribución.
El Director de Auditoría Interna es responsable por el seguimiento adecuado a los hallazgos y a las recomendaciones, mediante la constitución de un Plan de Acción Correctiva.
APROBACIÓN Y VIGENCIA
Esta Carta Constitutiva-Estatuto de la Oficina de Auditoría Interna de la Comisión Estatal de Elecciones fue aprobada en San Juan, Puerto Rico 28 de marzo de 2006. Entrará en vigencia inmediatamente después de su aprobación.
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